Ablauf «Relevanz prüfen»
Jedes Projekt wird beim Projektstart (Meilenstein 10 bzw. spätestens bei Meilenstein 20) bezüglich der Relevanz für die Departementsleitung geprüft. So können seitens Departements-PMO die für die Leitung relevanten Vorhaben aufbereitet werden. Ein «nicht-relevantes» Projekt kann während der Abwicklung aufgrund eines internen oder externen Ereignisses plötzlich auch für die Departementsleitung relevant werden. Eine Überprüfung der Klassifizierung und der Relevanz erfolgt deshalb auch im Rahmen des Projektcontrollings.
Ziele der Relevanz für Leitung DFR sind:
- Klarheit über alle Stufen, welche Vorhaben sind für die Departementsleitung relevant und welche sind nicht relevant.
- Klarheit haben, was ist wann an die Departementsleitung zu melden
- Qualifizierter Umgang mit relevanten Vorhaben respektive Projekten
Wann ist ein Projekt zwingend der Departementsleitung zu rapportieren, unabhängig von der Projektklasse?
- Strategisch wichtiges Projekt für Departement (Strategiebeitrag ist bei allen Projekten festzuhalten)
- Projekt löst eine Gesetzes- oder Dekretsänderung aus (Die Frage Gesetzesänderung notwendig Ja/Nein ist bei allen Projekten zu beantworten)
- Taktisch strategisch (Departementsleitung will es, wieso auch immer, sehen; oder Abteilungsleitung möchte das Projekt der Departementsleitung freiwillig rapportieren)
Es wird empfohlen, dass jedes Projekt im Portfolio der Abteilung auch dem Departements-PMO angezeigt wird bzw. im Departements-Portfolio sichtbar ist. Nur so kann ggf. seitens Departements-PMO eine Plausibilisierung der Klassifizierung bzw. der Beurteilung der «Relevanz für die Departementsleitung» erfolgen.