Hauptaufgaben des Abteilungs-PMOs
Neben dem qualifizierten Initialisieren eines Projekts, welches die Führungspersonen (Projektauftraggeber und Mitglieder des Projektsteuerungsgremiums) wesentlich beeinflussen können, gilt es auch während der Projektabwicklung die Überwachung der Projektergebnisse wahrzunehmen und die Ursachen und Auswirkungen von Planabweichungen regelmässig im Rahmen der institutionalisierten Sitzungen und Management-Reviews zu besprechen. Auch bezüglich dem Projektabschluss respektive dem Sicherstellen der Nachhaltigkeit müssen die verantwortlichen Personen wie der Projektauftraggeber der Projektleitung lenkend die entsprechende Unterstützung bieten. Die Vorteile der aktiven Lenkung des Projekts:
- sicherstellen, dass Projekte aus Sicht der Führung richtig gestartet werden
- basierend auf dem proaktiven Dialog mit der Projektleitung den aktuellen Projektstatus einschätzen
- sicherstellen, dass die Projektleistung nach dem Projekt den erwarteten Nutzen bringt.
| Nr. | Hauptthemen | Unterthemen | Inhalt |
|---|---|---|---|
| 01 | Lenkung des Projektstarts | Initialauftrag erteilen | Basierend einem bewerteten Steckbrief wird ein kurzer Auftrag für das Umsetzen der Initialisierungsphase erteilt. |
| Projekt abgrenzen | Klären, was mittels des Projekts (Ziele und Anforderungen) umgesetzt und was explizit nicht umgesetzt wird respektive was und wer nicht betroffen ist. | ||
| Ressourcen allozieren | Sicherstellen, dass entsprechend genügend Ressourcen in der Qualität wie in der Quantität für die Projektabwicklung zur Verfügung stehen. | ||
| Kommunikations-Systematik festlegen | Mit dem Projektleiter / der Projektleiterin zusammen die Kommunikations-Systematik und -strategie für das gesamte Projekt klären und festlegen. | ||
| Risiken analysieren | Erste Beurteilung der Abwicklungsrisiken eines Projekts sowie der Kosten der notwendig einzuleitenden Massnahmen. | ||
| Projekterfolg prüfen | Prüfen, ob der Projekterfolg beim Projektstart sichergestellt ist und welche Massnahmen eingeleitet werden können. | ||
| 02 | Lenkung der Projektabwicklung | Projektphasen freigeben | Vereinbaren welche Lieferobjekte in welcher Qualität vorliegen müssen, um eine Phase freigeben zu können. Die wichtigsten Projektwerte im Projekt prüfen und aktiv begleiten. |
| Projektstatus rapportieren | Vorgaben, welche Informationen und Projektwerte beim Reporting den Projektverantwortlichen (Projektlenkung) vorgelegt werden müssen. | ||
| Probleme eskalieren | Prozess definieren, wann, wie und wieso eine Eskalation an das Projektsteuerungsgremium zu erfolgen hat. | ||
| 03 | Lenkung des Projektabschlusses | Projekt abnehmen | Prozess definieren, wie ein Projektprodukt abgenommen respektive das Projekt offiziell beendet wird. |
| Know-how sicherstellen | Sicherstellung des in der Projektabwicklung erarbeiteten Know-how | ||
| Projekterfolg messen | Den effektiven Projekterfolg nach Projektende überprüfen. |