Projektstatus rapportieren

Mittels eines „Radars“ müssen alle für die Departementsleitung «relevanten» Projekte laufend beobachtet werden. Dazu dient eine einheitliche Verdichtung des Gesamtstatus mittels Statusampeln jedes wichtigen Wertes des Projektes (Leistung, Termine, Kosten, Qualität etc.) und eine übersichtsartige Aufbereitung im Projektportfoliobericht für die Abteilungs- bzw. die Departementsleitung. Die Aktualisierung erfolgt jeweils zwingend auf die festgelegten Termine (Rhythmus noch zu definieren, mindestens vierteljährlich auf Ebene Departement, auf Ebene Abteilung häufiger). Die Ziele der Projektstatusrapporte sind:

Den momentanen Zustand der einzelnen Projekte in Bezug auf ihren definierten Auftrag und somit ihre effektiven Leistungen hinsichtlich der Strategie zeitnah erfassen.
Konsequenzen von Abweichungen bei einzelnen Projekten für das gesamte Portfolio aufgrund der bestehenden Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen.
Früherkennung, wann ein Projekt den definierten „Normalwert“ übersteigt, ermöglichen.

Statusmeldungen bezüglich folgender Werte und Aspekte:

Nr.	Ebene	Inhalt
01	Gesamtstatus*	Wie ist die Risikoentwicklung des Projektes.
02	Ressourcen	Status der Ressourcen. Geplante Ressourcen (PLAN), verbrauchte Ressourcen (IST), noch benötigte Ressourcen (REST).
03	Kosten*	Status der Kosten. Geplante und budgetierte Kosten (PLAN), verbrauchte Kosten (IST), noch benötigte Kosten bis Projektende (REST). Abweichung der Kosten.
04	Leistung*	Status der Leistung. Geplante Leistung (PLAN), derzeitiger Stand der Leistung in Bezug zu geplant (IST). Restwert (noch zu erledigende Leistung – REST) bis Projektende.
05	Termine*	Status der geplanten MS-Termine (IST). Geplante MS-Termine (PLAN), Abweichung zu den geplanten MS-Terminen (SOLL) – neue Termine.
06	Akzeptanz	Status der Akzeptanz der wichtigsten Stakeholder (andere Departemente, Regierungsrat, Grosser Rat, Gemeinden, Wirtschaftsverbände, Bevölkerung, Betroffene Mitarbeiter/innen etc.)
07	Projektnutzen	Status des zu erreichenden Projektnutzens. Kann der im Projektauftrag definierte Projektnutzen und Strategiebeitrag erreicht werden?
08	Abhängigkeiten	Status von wichtigen, grossen Abhängigkeiten von und zu anderen Projekten, Departementen, externen Organisationen etc.
09	Risiken und Probleme	Die 5 Top-Risiken und die 5 grössten Probleme. Deren Ursachen und mögliche Auswirkungen. Eingeleitete Massnahmen.
10	Erfolge	Speziell erzielte Erfolge. Gesenkte oder beseitigte Risiken und Problemstellungen. In Plan ist gleich Erfolg!

* Zwingende an Leitung DFR zu meldende Aspekte des Projektstatus

Die unter das Projektreporting fallenden Informationen und Berichte betreffen im Wesentlichen den Stand des Projekts, der auf verschiedenen Ebenen aggregiert bzw. differenziert verdichtet wurde. Die Ziele des Reportings sind:

Berichte über Projektstatus und -fortschritt, die auf den Ebenen PMO und Projektportfolio-Ausschuss zum Projektportfoliostatus auf Ebene Abteilung und nachgelagert Departement verdichtet werden, erstellen.
Gründe für Abweichungen bezüglich Kosten und Terminen sowie daraus resultierende Konsequenzen in der Mehrprojektsicht mit allen Abhängigkeiten erkennen können.
Dem strategischen Management auf Ebene Departementsleitung ein Gesamtbild des Projektportfoliostatus in Bezug auf Erfolge, Probleme, Risiken und einzuleitende Massnahmen sowie getroffene Entscheide liefern.

Die tatsächliche Ausgestaltung des Berichtswesens erfolgt projektspezifisch und kann zusätzlich von weiteren Parametern wie Projektkategorisierung, Vertragsbestimmungen, etc. abhängen.

Wichtige Informationsträger der standardisierten Informationsverdichtung:

Nr.	Lieferobjekte	Inhalt
01	Portfolioradar	Im Portfolioradar werden Daten und Erkenntnisse aus den Monitoringtätigkeiten der einzelnen Projekte zusammengefasst und grafisch dargestellt. Der Portfolio-Rader ermöglicht dem PMO und PPA wenn nötig schnell Steuerungsmassnahmen zu ergreifen.
02	PMO-Bericht	Der PMO-Bericht ist eine verdichtete Form der Projektstatusberichte aller laufenden Projekte mit der zusätzlichen Einschätzung des Projektportfolio-Controllers. Mit diesem Bericht hat das Projektportfolio-Board den Überblick über den aktuellen Stand der laufenden Projekte und kann die Wirksamkeit seiner Massnahmen bewerten.
03	Controllingbericht (QRM-Bericht)	Projekte der Klasse A bedürfen in der Regel eines speziellen externen Qualitäts- & Risiko-Controllings. Im QRM-Controllingbericht werden vierteljährlich die Leistungen, Ressourcen, Abhängigkeiten, Kosten, Risiken und deren Massnahmen beurteilt.
04	Phasenberichte	Über die Ergebnisse einer Phase muss der Projektleiter jeweils einen Phasenbericht (Management–Summary) verfassen. Dieser enthält eine komprimierte Zusammenstellung aller in einer Phase erarbeiteten Ergebnisse zwecks Freigabe der nächsten Phase.
05	Projektstatusberichte	Im periodisch erstellten Projektstatusbericht beurteilt der Projektleiter den Projektfortschritt. Es werden darin vor allem Erfolge, Risiken, Probleme und eingeleitete Massnahmen sowie IST- und SOLL-Werte von Kosten und Terminen festgehalten.